数据是香港中文大学（深圳）的重要资产，其安全性对学校的正常运营至关重要。学校全体师生均肩负起保护学校和个人重要数据的责任。因此，我们有必要在以下几个关键方面加强数据保护工作：

• 确保对所有敏感数据和重要文档进行加密处理，特别是在存储和传输过程中。
• 定期进行数据备份，最好使用加密的云服务，以防数据丢失或损坏。
• 严格管理计算机和移动设备的USB接口使用，避免数据泄露和病毒入侵的风险。
• 在处理废旧存储介质时，确保彻底消除数据，必要时采取物理破坏措施。

文档加密

以下文件支持加密以保护数据，请务必牢记加密密码。一旦遗失密码，将无法恢复或以其他方式访问这些加密文件。

Microsoft Office文档加密

Microsoft Office内置密码加密功能，可用于保护Word文档、Excel电子表格和PowerPoint演示文稿文件，有效防止未经授权的访问。欲获取更多详细信息和说明，请点击此处。

PDF文档安全：

Adobe Acrobat是一款专为PDF编辑而设计的商业软件，提供密码加密功能，有效限制对PDF文件的访问，以防止未经授权的人打开文件。值得注意的是，尽管受密码保护的PDF文件需要使用Adobe Acrobat等高级工具进行编辑，但仍然可以通过免费的Adobe Reader打开。有关 Adobe Acrobat pdf 保护的详细信息，请点击此处。

Zip压缩文件加密

如果需要保护不同格式类型的文件，只需将它们压缩成一个带密码保护的归档文件即可。有关不同操作系统Zip文件加密的详细信息，请点击此处。

个人数据备份

对于至关重要的数据，请遵循备受推崇的3-2-1备份法则。这一法则建议您维护至少三份数据副本：两份存于不同本地媒介，一份放置于远程位置。对于体积较大但价值较低的数据，仅进行本地备份即可满足需求。以下是实施备份策略的方法：

• 外部存储备份：利用外部硬盘或USB驱动器定期备份数据。
• 网络附加存储（NAS）：通过家庭或办公室的网络连接到NAS设备，进行数据备份。
• 云服务备份：使用Google Drive、Dropbox、OneDrive或iCloud等云服务，以便从任何地方访问您的数据。
• 系统镜像备份：创建包含系统文件、应用程序和用户数据的操作系统全镜像备份。

通过这些方法，您可以确保您的数据安全，并在发生数据丢失的情况下迅速恢复。

USB接口加密

为降低潜在风险，请尽量避免使用USB驱动器存储重要数据，尤其是个人身份资料。若您在家工作或需要移动办公，请考虑通过网络、电子邮件或远程桌面连接进行远程访问。如用USB驱动器存储敏感数据，务必采用数据加密。ITSO建议使用Bitlocker To Go对硬盘进行加密，该工具具有用户友好的界面、支持工业标准加密方法，并且免费提供使用。有关 Bitlocker To Go的详细信息，请点击此处。

彻底清除废旧存储介质数据

人们普遍误解，认为删除文件或重新格式化硬盘能够完全清除计算机上的数据。实际上，数据并不会真正消失，因此在处理计算机硬盘时需要格外谨慎。为了有效处置计算机硬盘，建议使用专业软件协助清除硬盘数据。这类软件不仅会擦除硬盘，还会采用随机数据模式覆盖硬盘，使旧数据（如机密文件）难以恢复。Eraser是备受欢迎的免费工具之一，允许用户设置覆盖磁盘上所有数据的次数，指定的遍数越多，程序所需的时间就越长。通常情况下，进行一到两次覆盖就足以满足大多数人的需求。您可以点击此处下载该工具的最新版本安装程序。

另外，对于机密数据，可以考虑采用消磁装置进行消磁，或者使用第三方处理服务在磁盘和磁带上进行消磁和钻孔。